Wie schreibe ich ein Protokoll?

Eine kleine Anleitung für das Projekt TRACS, wie man Protokolle von Plena und ähnlichem schreiben sollte.

Zweck

• Das Protokoll soll jemandem, der nicht dabei war, helfen, wieder auf den aktuellen Stand zu kommen.
• Das Protokoll soll den im Plenum Anwesenden helfen, später herauszufinden, was genau beschlossen wurde.
• Wenn Fragen zu kleinen Details auftreten, die nicht protokolliert wurden, soll man herausfinden können, wen man fragen muß.

Formale Inhalte

• Überschrift
  • Die Worte "Protokoll" und "TRACS" sollen vorkommen. Sonst hat man später Zettel herumliegen, die man nicht zuordnen kann.
  • Datum des Plenums. Zum leichteren Sortieren und Wiederfinden.
• Unter der Überschrift
  • Wer hat das Protokoll geschrieben? Für Änderungsvorschläge und Rückfragen.
  • Falls es voraussichtlich wichtig ist, muß festgehalten werden, wer anwesend oder abwesend ist. Besonders Gäste sollten erwähnt werden.
• Die Gliederung des Protokolls sollte sich nach Möglichkeit an den Tagesordnungspunkten (TOPs) der hoffentlich vorhandenen Tagesordnung orientieren. Dadurch wird deutlicher, welche TOPs noch nicht erledigt werden konnten.
  • Wenn der Sitzungsverlauf ganz anders war als in der Tagesordnung vorgesehen, dann muß die Tagesordnung auch nicht mehr Vorlage für das Protokoll sein. Die noch offenen TOPs sollten trotzdem aufgelistet werden.
• Aufzählungspunkte sind oft eine gute Art, das Protokoll zu untergliedern.
• Die Sätze im Protokoll sollen so weit ausformuliert sein, daß man sie auch verstehen kann, wenn man nicht dabei war. Nur Stichwörter reichen nicht.

Inhaltliches

• Alles, was zur Abstimmung gestellt wird, gehört ins Protokoll. Das Abstimmungsergebnis gehört ebenfalls ins Protokoll.
  • Die Stimmenzahl gehört ebenfalls ins Protokoll. Gegebenenfalls gibt es die Abkürzungen:
    • "einstimmig": alle stimmen mit "ja"
    • "einmütig": keiner stimmt mit "nein", viele mit "ja"
    • "mit großer Mehrheit": fast alle stimmen mit "ja"
• Bei längeren Diskussionen sollte nicht deren Verlauf mitgeschrieben werden, sondern die Ergebnisse, über die ein Konsens erzielt wurde. Falls diese dem Protokollanten am Ende einer Diskussion unklar sind, sollte er sofort nachfragen und die Gruppe um eine Zusammenfassung bitten.
• Bei Diskussionen ohne Ergebnis sollte nur ihr Thema protokolliert werden und die Tatsache, daß weiterer Diskussionsbedarf besteht.
• Bei Vorträgen muß ihr Titel und der Vortragende protokolliert werden. Dies gilt auch für informelle Berichte aus Arbeitsgruppen.
• Wenn der Inhalt eines Vortrags anderweitig dokumentiert ist, soll er nicht im Protokoll erscheinen, sondern nur ein Verweis, wo der Inhalt zu finden sein wird.
• Wenn der Inhalt eines Vortrags oder Berichts voraussichtlich nicht anderswo dokumentiert wird, soll eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse im Protokoll erscheinen.
  • Wenn ein Bericht einer Arbeitsgruppe Zusagen enthält, bis zu wann eine bestimmte Arbeit erledigt sein wird, dann muß dies im Protokoll erscheinen.